Come organizzare un off-site meeting di successo?

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Quando si parla di offsite meeting molto spesso si crede che basti una location “cool” affinché gli offsite meeting siano di successo, ma non basta…

Per avere un effetto di ingaggio, gli offsite, necessitano di una facilitazione e di momenti di ingaggio che enfatizzino il fattore umano e soprattutto il teamwork. Le riunioni fuori sede possono essere facilmente odiate come amate.

Quando riescono bene è perché alcuni elementi che sembrano accessori, sono stati curati molto bene… uno tra questi è la team experience. Cosa intendiamo per “agenda emozionale” dell’off site meeting? La differenza tra gli offsite che hanno successo e gli offsite mediocri è la capacità di creare il giusto mix tra la parte operativa e la parte emozionale

La maggior parte degli organizzatori inizia pensando ad un luogo eccezionale e alla creazione dell’agenda perfetta.

Non fraintendiamoci: queste cose sono importanti, ma il vero trucco sta disegnare una “agenda perfetta” sia per la parte operativa che per quella emozionale, che tenga conto delle dinamiche relazionali, dello stato evolutivo e del livello di coesione del team.

Di cosa trattano in fondo gli offsite meeting?

Le riunioni fuori sede sono una parte di una conversazione estesa, su strategia, obiettivi e/o tattiche. Sono un momento per riunire le persone per prendere decisioni in modo da poter tornare in ufficio il giorno successivo e iniziare ad agire in modo diverso con una forte carica di entusiasmo

Ma se le persone non vengono emotivamente coinvolte con dinamiche partecipative o non sentono che la loro voce viene ascoltata, l’off-site meeting deraglia alla prima pausa caffè.

Cosa fare allora?

Sappiamo tutti che i partecipanti entrano dalla porta con priorità diverse. Spesso rappresentano ruoli diversi nell’azienda e possono anche riferire a manager diversi, nel qual caso le loro prestazioni possono essere valutate in base a criteri ed approcci diversi.

La chiave è sfruttare le individualità assegnando ruoli specifici, alternando momenti e spazi per generare ricchezza e abbondanza di punti di vista e contributi, momenti di convergenza e condivisione, momenti di puro ingaggio emozionale, momenti di divertimento e svago, ma tutto con un disegno ben preciso.

Uscire dall’ off site meeting più carichi, più coesi e con un chiaro piano condiviso in mente rispetto a quando si è entrati nel meeting.

In questo modo potrete sfruttare la coda lunga degli effetti del meeting.

AUTORE: MASSIMILIANO PRESUTTI

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